1. Come accade solitamente
All’inizio c’è entusiasmo. Si parla di visione, prodotto, mercato. Le decisioni su ruoli e quote vengono prese velocemente, spesso davanti a una birra o in una chat notturna. “Facciamo 50/50”, “poi sistemiamo”, “tanto siamo amici”. Tutto sembra semplice.
Poi il progetto cresce. Uno lavora full time, un altro part time. Uno porta clienti, un altro sviluppa il prodotto. Arriva il primo investimento, o anche solo i primi ricavi. A quel punto iniziano le domande: chi ha contribuito di più? Le quote riflettono davvero gli apporti? I ruoli sono ancora quelli iniziali?
Un aneddoto classico: due founder partono insieme, uno lascia il lavoro subito, l’altro resta nel suo impiego per qualche mese. Dopo un anno, il primo sente di aver “dato tutto”, il secondo dice di aver garantito stabilità e contatti. Entrambi hanno ragione, ma nessuno ha documentato cosa fosse stato concordato davvero.
Un punto di vista meno ovvio: nelle startup, il problema non è solo “chi ha fatto cosa”, ma “quando”. Il timing degli apporti conta moltissimo. L’idea iniziale, le prime righe di codice, il primo cliente, il primo investimento. Senza una traccia temporale, tutto tende a mescolarsi in una narrazione confusa.
Inoltre, i documenti iniziali sono spesso incompleti. C’è un accordo sulle quote, ma non sui ruoli. Oppure sui ruoli, ma non sugli impegni di tempo. Oppure tutto è scritto, ma poi cambia nella pratica e nessuno aggiorna i documenti.
Infine, c’è l’effetto memoria selettiva: ogni founder tende a ricordare meglio il proprio contributo. Non è malafede, è umano. Documentare serve proprio a evitare che la memoria diventi l’unica fonte.
2. Cosa devi dimostrare
L’obiettivo è avere una traccia chiara e verificabile di cosa è stato concordato e di come il rapporto tra founder si è evoluto.
Può essere utile dimostrare:
- l’esistenza degli accordi iniziali tra founder;
- il contenuto delle decisioni su quote e ruoli;
- gli apporti previsti (tempo, capitale, competenze);
- gli apporti effettivamente realizzati;
- eventuali modifiche agli accordi iniziali;
- le responsabilità operative nel tempo;
- le comunicazioni tra founder su questi temi;
- la sequenza temporale delle decisioni;
- eventuali disaccordi o chiarimenti;
- lo stato della situazione in momenti chiave (ingresso investitori, milestone, ecc.).
In pratica, devi poter raccontare: “questo è ciò che avevamo deciso, questo è ciò che è successo, e questo è come siamo arrivati qui”.
3. Cosa raccogliere
Raccogli sia i documenti formali sia le tracce operative. Nelle fasi iniziali, spesso le seconde sono più numerose delle prime.
Raccogli:
- accordi tra founder (anche bozze o versioni non firmate);
- patti parasociali o documenti simili, se esistono;
- e-mail con decisioni su quote e ruoli;
- chat esportate con discussioni rilevanti;
- documenti di pianificazione (roadmap, business plan);
- note di meeting o call tra founder;
- screenshot di messaggi importanti;
- file che mostrano contributi (codice, design, contenuti);
- log di attività o repository (commit, task, ticket);
- documenti su investimenti personali o spese sostenute;
- eventuali compensi o rimborsi;
- presentazioni a investitori o partner;
- versioni successive degli accordi;
- calendario o timeline delle attività;
- eventuali documenti legati a ingresso di nuovi soci.
Un accorgimento utile: conserva sempre le versioni dei documenti. Anche una piccola modifica può cambiare molto.
4. Come procedere
Se siete all’inizio, formalizzate subito almeno i punti essenziali: ruoli, quote, impegno atteso, modalità di revisione degli accordi. Se siete già avviati, potete comunque ricostruire e fissare lo stato attuale.
Crea una cartella condivisa tra founder, con documenti chiari e aggiornati. Aggiungi un documento riepilogativo che descrive la situazione attuale: chi fa cosa, con quale impegno, con quali quote.
Procedura pratica:
- raccogli tutti i documenti e le comunicazioni esistenti;
- organizza il materiale in modo ordinato;
- crea una timeline delle decisioni principali;
- identifica eventuali divergenze tra accordi e realtà;
- redigi un documento riepilogativo condiviso;
- aggiorna o integra gli accordi esistenti;
- salva le versioni precedenti per storico;
- crea archivi ZIP dei momenti chiave;
- attesta documenti e versioni rilevanti;
- condividi e allinea il documento tra tutti i founder.
Una buona abitudine è inviare riepiloghi scritti dopo decisioni importanti. Anche un semplice messaggio che conferma “abbiamo deciso X, con effetto da Y” aiuta molto nel tempo.
5. Errori da evitare
Molte dispute nascono da mancanza di chiarezza iniziale o da aggiornamenti mai formalizzati.
Errori frequenti:
- non mettere nulla per iscritto all’inizio;
- usare accordi vaghi o incompleti;
- non aggiornare i documenti quando la situazione cambia;
- affidarsi solo a conversazioni verbali;
- non distinguere tra impegno previsto e reale;
- ignorare differenze di tempo dedicato;
- non tracciare contributi e spese;
- usare file senza versione o senza data;
- evitare conversazioni scomode finché non è troppo tardi.
Oltre all’attestazione tecnica, è fondamentale lavorare sulla chiarezza: definire aspettative, aggiornare gli accordi, comunicare in modo trasparente. L’attestazione gratuita è utile perché permette di fissare momenti chiave senza appesantire il processo decisionale.
6. Dopo la documentazione
Una volta chiarita la situazione, mantenete questa disciplina nel tempo. Ogni cambiamento rilevante dovrebbe essere documentato e condiviso.
Coinvolgete eventuali consulenti quando entrano nuovi soci o investitori, o quando gli accordi diventano più complessi. A livello europeo, è utile avere supporto su struttura societaria, governance e diritti dei soci.
Soprattutto, usate la documentazione come strumento di allineamento, non solo di difesa. Quando tutti vedono la stessa “versione dei fatti”, è più facile prendere decisioni e meno probabile finire in discussioni su chi ricordava meglio l’inizio della storia.